Jak wynika z badań Krajowej Agencji Poszanowania Energii, tylko w zaledwie 30% gmin w Polsce urządzenia oświetleniowe są zinwentaryzowane, a tymczasem jest to niezbędny warunek przystąpienia do modernizacji oświetlenia. Przeprowadzeniem tzw. audytów energetycznych zajmują się wyspecjalizowane firmy, które mogą przygotować także przetarg na modernizację oświetlenia.
Spis inwentaryzacyjny oświetlenia powinien zawierać informacje o: liczbie punktów świetlnych, rodzaju oświetlenia, rodzaju słupów, szerokości ich rozstawienia, wysokości, na jakiej wiszą oprawy, odległości opraw od krawędzi jezdni, mocy poszczególnych opraw, rodzaju oświetlanych dróg lub miejsc, a także o geometrii dróg w danej miejscowości i materiałach, z jakich są one wykonane. Przy sporządzaniu inwentaryzacji szczególną uwagę należy zwrócić na słupy. W wielu gminach zamiast na słupach oświetleniowych oprawy wiszą na słupach linii abonenckiej, czyli takiej, która zasila również indywidualnych odbiorców. Warto, aby firma robiąca audyt nakreśliła siatkę istniejących słupów i naniosła na nią sugerowane poprawki.
Jeśli gmina posiada już inwentarz sieci oświetleniowej, firma robiąca audyt powinna sprawdzić dane ze stanem rzeczywistym. Często zdarza się, że stare oświetlenie jest przerabiane, ale nie jest to odnotowywane w opisach. Bywa, że każda lampa pobiera inną ilość energii. Weryfikacja danych to najbardziej pracochłonna i najkosztowniejsza część audytu. W zależności od wielkości gminy może on trwać od 2 tygodni do 3 miesięcy.
Kolejny etap to planowanie oświetlenia po modernizacji. Władze samorządowe powinny określić swoje potrzeby, natomiast firma powinna przedstawić różne warianty modernizacji z maksymalnym wykorzystaniem istniejącej infrastruktury. Chodzi nie tylko o to, by nie przepłacać, ale także, by nie ingerować zanadto w schemat sieci, która częstokroć należy do zakładów energetycznych. W takich przypadkach wykonawca powinien się skupić na modernizacji i służącej poprawie jakości oświetlenia wymianie elementów, natomiast zrezygnować z przebudowy sieci.
Sprawą, na którą gminy powinny zwrócić szczególną uwagę, jest prawidłowe wyliczenie przez firmę potrzebnej mocy zainstalowanej opraw oświetleniowych powiększonej o straty na układach stabilizacyjno-zapłonowych. Zdarza się, że moc ta jest zaniżana w celu wykazania większych oszczędności energetycznych. Taki projekt jest niezgodny z obowiązującymi normami. Szybko też się okaże, że w pewnych miejscach jest za ciemno i konieczny jest montaż dodatkowego oświetlenia.
Gdy wstępny plan modernizacji oświetlenia jest już gotowy, firma ustala, jaki rodzaj opraw będzie instalowany. Oprawy należy dobierać tak, aby nie były zbyt kosztowne, a mimo to spełniały wymogi oświetleniowe danej miejscowości. Przedstawiciel firmy robiącej audyt powinien zaprezentować władzom samorządowym rozmaite rodzaje opraw i to przynajmniej 5 różnych producentów. Po zapoznaniu się z zaletami i wadami każdego produktu władze lokalne decydują, który najlepiej spełnia ich wymagania.
W praktyce zamawiający wybiera zwykle oprawy najtańsze. Ale takie podejście sprawdza się jedynie na krótką metę. W dłuższej perspektywie nieco droższy sprzęt oświetleniowy (oprawa + lampa), ale za to zużywający mniej energii i bardziej trwały, okazuje się bardziej opłacalny. Nie bez znaczenia są także kwestie estetyczne oraz gwarancja serwisu przez cały okres eksploatacji sprzętu oświetleniowego.
Wzrost zainteresowania samorządów terytorialnych optymalizacją funkcjonowania oświetlenia drogowego i związanych z tym kosztów powoduje, że podejmowane są kroki w celu maksymalnego zmniejszenia energochłonności istniejących opraw oświetleniowych, a co za tym idzie poprawy parametrów oświetlenia drogowego. Efektem tych działań są znaczne oszczędności, które gminy mogą przeznaczyć na spłatę przeprowadzonej modernizacji, a w późniejszym okresie np. na budowę nowej infrastruktury oświetleniowej i poprawę bezpieczeństwa na swym terenie.